Gestion Administrative du Personnel : Un savant dosage entre optimisation et conformité
La gestion administrative du personnel est un enjeu crucial dans le cadre de votre gestion des ressources humaines, garantie d’un fonctionnement optimal des entreprises.
Cette optimisation doit alors respecter les obligations légales et réglementaires imposées par le Code du Travail tout en assurant la fluidité de vos processus internes. Cette tâche complexe implique de tenir à jour la gestion des dossiers de vos salariés, la gestion des formalités d’embauche et de départ, ainsi que la tenue des registres obligatoires.
Cet enjeu crucial est lourd de conséquences en cas de défaut de respect des formalités imposées, notre Cabinet spécialisé dans cette gestion et dans l’optimisation de vos process internes vous propose un accompagnement afin de faciliter cette tâche.
1. Gestion des Dossiers des Employés
La gestion, tenue et mise à jour des dossiers de vos salariés est essentielle pour centraliser et sécuriser toutes les informations relatives à ces derniers.
Vos dossiers, pour être conformes doivent contenir et cela en bonne et due forme tous les documents légaux et obligatoires comme les contrats de travail, les fiches de paie, autorisations de travailler pour vos salariés étrangers le cas échéant. De nombreuses données personnelles sont ainsi récoltées nécessite à ce titre, dans le cadre de votre gestion, de vous conformer au respect des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), une offre de suivi que nous vous proposons de mettre en place dans votre entreprise.
Les dossiers de votre personnel doivent contenir aussi des informations sur les évaluations de performance et les formations suivies, conformément à la réglementation sociale et il est important de mettre ces derniers à jour dans les délais légaux prévus, d’où l’importance d’une gestion claire et transparente.
En effet, une gestion rigoureuse et organisée de vos dossiers du personnel vous permettra de suivre et mettre à jour plus facilement ces derniers dans le cade des évolutions juridiques et/ou jurisprudentielles nombreuses en la matière, ainsi que faciliter l’accès aux informations nécessaires lors des audits ou des contrôles, qu’il s’agisse de ceux menés par l’URSSAF ou l’Inspection du Travail.
2. Formalités d’Embauche et de Départ
Les formalités d’embauche et de départ sont des processus délicats qui doivent être gérés et suivis avec le plus de rigueur et précision possible. Notre Cabinet apporte tout particulièrement une vigilance de rigueur aux formalités obligatoires sur ce sujet, les manquements sont en effet lourds de conséquences et notamment pécuniaires.
Il est pour nous important de prévenir et sécuriser une embauche/sortie afin d’éviter tout risque de contentieux prud’homal par derrière, cela débutant par la phase de recrutement jusqu’à la sortie définitive du salarié de vos effectifs.
L’Embauche d’un salarié se réalise selon les étapes principales suivantes :
– Publication et diffusion des offres d’emploi ;
– Sélection des candidats par le tri des CV, les entretiens et les évaluations ;
– Réalisation et signature de la promesse d’embauche ;
– Signature des contrats de travail en conformité avec les dispositions légales ;
– Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
– Prise de rendez-vous obligatoire à la Médecine du Travail ;
– Demande d’autorisation de travail le cas échéant ;
– Parcours d’intégration pour familiariser le nouvel employé avec l’entreprise et ses
processus.
Les formalités de départ se réalise selon les étapes principales suivantes :
– Respect des délais de préavis selon le type de contrat et la législation en vigueur ;
– Respect des délais de préavis selon le motif de rupture engagé ;
– Conduite des entretiens de départ pour recueillir le feedback et en comprendre les raisons, ou respect de convocation dans le des entretiens obligatoires (motif disciplinaire) ;
– Génération des certificats de travail, solde de tout compte et autres documents
légaux.
3. Tenue des Registres Obligatoires
La tenue des registres obligatoires est une obligation légale et réglementaire qui permet de maintenir une traçabilité et un suivi le plus optimal possible des informations relatives à la gestion de votre personnel. Ces registres comprennent principalement le registre unique du personnel, le registre des absences, suivi des entretiens professionnels et annuels, le registre des accidents de travail. Chaque registre doit être tenu à jour et être disponible en cas de contrôle par les autorités compétentes.
En tant que Cabinet de gestion externalisée des Ressources Humaines, nous vous accompagnons dans tous ces aspects de la gestion administrative de votre personnel. Nos prestations incluant ainsi les aspects développés ci-dessus.
– Gestion et suivi des dossiers de vos salariés : Nous nous chargeons de la centralisation, de la mise à jour et de la sécurisation, en passant par le respect du RGPD, de toutes les informations nécessaires concernant vos employés.
– Formalités d’embauche et de départ de vos salariés : Nous gérons et suivons l’ensemble des différentes étapes d’embauche et de départ, de la publication des offres d’emploi dans le cadre du recrutement à la réalisation des documents de fin de contrat ou autre formalité disciplinaire de rupture.
– Tenue des registres obligatoires : Nous assurons la mise à jour régulière et la disponibilité des registres nécessaires pour garantir votre conformité aux dispositions légales et réglementaires en vigueur et à venir.
Nous vous proposons un accompagnement personnalisé
Choisir le Cabinet No&Va RH pour la gestion des dossiers de votre personnel, c’est vous libérer pour vous concentrer sur le cœur de votre métier tout en bénéficiant de la certitude que vos obligations légales et administratives seront remplies et en règles avec la réglementation sociale.
Nos prestations sont complètes et adaptées à votre secteur d’activité spécifique, répondant à vos besoins et aux conditions de votre Convention Collective.
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